Engager un étudiant pendant les vacances

La législation sur l’occupation d’étudiants n’a pas été modifiée par rapport à l’an dernier. La règle principale est celle des « deux fois 23 jours ». C’est la limite à ne pas dépasser pour payer des cotisations sociales réduites.

Pour engager un étudiant, il faut d’abord qu’il soit… étudiant. Il doit avoir au moins 15 ans et suivre en principe un enseignement de plein exercice. Il est admis de conclure un contrat durant les vacances d’été qui suivent la fin des études.

Les étudiants peuvent travailler deux fois 23 jours sur une année civile. En effet, pendant l’été (juillet, août, septembre), le nombre de jours de travail (toute journée commencée est considérée comme prestée) est limité à 23. En dehors de ces trois mois d’été, une autre période de 23 jours de travail est possible. Il va de soi que les prestations ne peuvent pas coïncider avec des moments où la présence à l’école est obligatoire. Attention : la durée d’un contrat avec le même employeur ne peut dépasser six mois.

Cotisations

Il n’y a pas de cotisations sociales ONSS sur le travail des étudiants, sauf une « cotisation de solidarité », qui n’ouvre aucun droit à personne et dont le taux varie. Pendant les trois mois d’été (23 jours maximum), il est de 7,51 % dont 5,01 % à charge de l’employeur et 2,5 % à charge de l’étudiant. Hors juillet, août et septembre, le prélèvement est de 12,51 % dont 8,01 % à charge de l’employeur et 4 % à charge de l’étudiant. Aucun précompte professionnel ne doit être retenu sur la rémunération brute versée à l’étudiant.

Gare aux dépassements

Si une des deux périodes de 23 jours est dépassée, que se passe-t-il ? Deux possibilités…
Si l’étudiant a été occupé par un seul et même employeur, la totalité de la période d’occupation devra être soumise aux cotisations sociales ordinaires et « pleines » ainsi qu’au précompte professionnel. Aïe !
Si l’étudiant a été occupé par plusieurs employeurs durant l’année, seul(s) le(les) employeur(s) qui étai(en)t en dépassement devra(devront) payer le prix plein. Le premier employeur, s’il a respecté les règles, est immunisé.
Attention : l’ONSS contrôle strictement le respect de la règle des deux fois 23 jours. Il faut donc vérifier que l’étudiant n’a pas déjà travaillé. Il est vivement conseillé de lui faire signer une déclaration sur l’honneur. Celle-ci n’est pas opposable à l’ONSS. Elle permet toutefois de se retourner contre l’étudiant en cas de fausse déclaration.

Rémunération

En principe, l’employeur est tenu de respecter les barèmes prévus par la commission paritaire dont il dépend. Il n’y a pas de distinction entre salariés et étudiants, ce qui veut dire que la dégressivité liée à l’âge s’applique.

D’importantes commissions paritaires ont prévu un barème particulier pour les étudiants. C’est le cas de l’horeca (CP 302), de la construction (CP 124), de l’industrie alimentaire (CP 118)…

L’étudiant bénéficie de tous les avantages légaux et/ou conventionnels prévus pour les salariés du secteur : rémunération des heures supplémentaires, intervention dans les frais de transport… La rémunération est versée au moins deux fois par mois ou une fois par mois pour les étudiants qui occupent des fonctions d’employés.

Statut fiscal

Une question très fréquente est celle du plafond de rémunération à ne pas dépasser pour que l’étudiant reste fiscalement à charge de ses parents. Pour 2011, le montant est de 6.022,50 euros pour un jeune qui vit avec ses deux parents ; de 7.622,50 euros pour celui qui est à charge d’un seul parent.

Au fond, une relation de travail presque normale

Le travail étudiant est très particulier en ce qui concerne les cotisations sociales à payer. Pour le reste, les règles sont calquées sur l’occupation d’un salarié.

Les étudiants peuvent être engagés à temps partiel. Dans ce cas, les règles ordinaires pour les horaires coupés, l’obligation d’affichage… s’appliquent. Exception : un étudiant peut être occupé moins d’un tiers temps.
Les étudiants étrangers peuvent être engagés sans permis de travail s’ils sont originaires d’un pays de l’Espace économique européen (EEE), à l’exception de la Bulgarie et de la Roumanie.
Une Dimona est obligatoire à l’embauche, avant l’entrée en service. Elle doit mentionner les dates d’entrée et de sortie ainsi que le lieu d’occupation. Une Dimona de modification doit être faite en cas de changement dans la date d’entrée ou de sortie.
La durée du préavis est de trois jours pour l’employeur (un pour l’étudiant) si le contrat court sur moins d’un mois ; sept jours ou trois jours si le contrat couvre plus d’un mois. L’employeur peut aussi prévoir une période d’essai de minimum sept jours et maximum quatorze jours calendrier. Dans ce cas, pendant les sept premiers jours, le contrat ne peut être rompu sauf motif grave. Entre le huitième et le quatorzième jour, il peut être rompu sans préavis ni indemnité.
D’une façon générale, les obligations de l’employeur (horaires, assurances, mesures de prévention des accidents…) sont les mêmes pour les étudiants et les salariés.

Trois précautions

Un : contrôler le nombre de jours de travail que l’étudiant aurait déjà effectués chez un ou plusieurs autres employeurs. Pour cela, il est vivement conseillé de faire compléter, lors de la rédaction du contrat, une déclaration sur l’honneur à l’étudiant. Des modèles sont disponibles dans les points de contact UCM.
Deux : contrôler le nombre de jours de travail et veiller à ne pas dépasser la règle des deux fois 23 jours autorisés.
Trois : ne pas établir un contrat d’occupation d’étudiant supérieur à six mois.
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