« Un de mes salariés me doit de l’argent. Puis-je le retenir sur son salaire ? »

La réponse à cette question est nuancée. C’est oui, mais dans certains cas et avec certaines limites. La rémunération des salariés est en effet protégée. La loi détermine de façon limitative les retenues qui, seules, peuvent ou doivent être effectuées par l’employeur sur la rémunération de ses travailleurs. Cinq types de retenues sont possibles sans l’autorisation du travailleur.

Tout d’abord, il va de soi que l’employeur doit effectuer les retenues prévues par la législation fiscale (précompte professionnel), la législation sur la sécurité sociale (cotisations ONSS) et en application des conventions particulières ou collectives sur les avantages complémentaires (cotisation personnelle d’assurance-groupe, quote-part des titres-repas…). L’employeur peut également retenir le montant des amendes infligées en application du règlement de travail. Celui-ci doit indiquer les manquements sanctionnés, le montant et la destination des amendes. Attention : le total des amendes infligées par jour ne peut pas dépasser 20 % de la rémunération journalière.

De même, l’employeur peut prélever des indemnités et dommages-intérêts sanctionnant la responsabilité du salarié. Sa responsabilité civile peut être engagée si le dommage causé résulte d’un dol (faute intentionnelle, par exemple : tromper un client sur la valeur d’une marchandise), d’une faute lourde (par exemple : abandon d’un véhicule contenant des denrées périssables) ou d’une faute légère à caractère habituel (erreurs comptables répétées, déficits de caisse successifs, erreurs et négligences dans l’élaboration de programmes informatiques).

Enfin, l’employeur peut effectuer une retenue pour récupérer une avance en argent accordée par lui-même sur une rémunération non encore gagnée (avance sur salaire ou exécution d’un contrat de prêt). Il peut aussi pratiquer un cautionnement pour garantir l’exécution des obligations, par exemple en cas de remise de marchandises au salarié.

À l’exception des retenues légales fiscales et sociales visées au point un, toutes les retenues se calculent sur la rémunération en espèces uniquement et sur le salaire poche, après déduction des retenues sociales et fiscales. Le total des retenues ne peut pas dépasser 20 % de la rémunération nette en espèces due à chaque paie.

Cette limite de 20 % peut être dépassée lorsque le salarié a agi par dol (mauvaise foi délictueuse, faute intentionnelle), s’il a mis volontairement fin à son contrat avant la liquidation des indemnités et dommages-intérêts dont il est redevable, ou encore tout simplement s’il marque son accord sur un montant supérieur.

En-dehors des cas cités (amende « interne », faute avérée, avance sur salaire, caution), aucune retenue n’est autorisée sans l’accord du salarié. Si l’employeur veut récupérer de l’argent, il doit utiliser les procédures judiciaires ordinaires, y compris le recours à un huissier de justice le cas échéant.
Lorsque les retenues doivent être effectuées pendant une période relativement longue, il est préférable de coucher l’accord par écrit dans une convention signée par le salarié.

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